Déclarer la guerre au dossier spam : Comment vos e-mails aboutissent dans les boîtes mail

Tous les marketeurs doivent constamment se tenir au courant de l’évolution des technologies afin de ne pas rester ignorants en cas d’urgence. C’est également le cas du système d’authentification du courriel, qui – je l’avoue – est très technique et compliqué. Même les spécialistes du marketing les plus expérimentés ont besoin d’aide pour naviguer dans ce domaine avec confiance et expliquer le sujet des spam à des collègues non techniques en termes faciles mais précis.

 

éviter que vos mails soient classés spam

 

Le rapport de l’hameçonnage et de la fraude (Phishing and Fraud Report) de 2020 a résumé que la pandémie mondiale entraînait une augmentation significative des tentatives de hameçonnage et de fraude. Dans certains cas, les cas était même supérieurs de 220 % à la moyenne annuelle.

 

Nous connaissons tous ce genre d’e-mails qui proviennent soi-disant des responsables des services bancaires, des opérateurs de magasins ou même d’amis. De nos jours, ils sont si parfaitement écrits et conçus qu’ils ne peuvent plus être distingués par les vrais e-mails sérieux. Dans notre monde où tout va tellement vite, les gens cliquent négligemment sur un lien, atterrissent sur une page de destination trompeuse et tombent dans le piège.

 

Si vos clients reçoivent de tels e-mails avec votre nom et font confiance au contenu, cela peut avoir des conséquences désagréables pour vous : Votre client perd des milliers d’euros, les coûts de votre support client augmentent et la réputation de votre marque est mise à mal. Ils réduisent l’interaction avec les utilisateurs, diminuent votre taux d’expéditeur et réduisent la probabilité que vos vrais courriels atteignent les boîtes de réception.

 

C’est tout simplement inacceptable !

 

Que pouvez-vous faire pour vous assurer que vos courriels sont sûrs d’un point de vue technique, du contenu et de la législation et qu’ils ne se retrouvent pas sur une liste de pourriels ou une liste noire ?

 

Avant de commencer à envoyer des courriels de marketing et des courriels professionnels à vos prospects, clients et partenaires, vous devez séparer ces deux types de courriels et les envoyer via des domaines d’envoi distincts (par exemple, domaine.com pour les courriels professionnels et news.domaine.com pour les courriels de marketing et transactionnels). Ensuite, vous devez les vérifier et les authentifier. En effet, chaque domaine expéditeur est soumis à un processus de vérification indépendant chez les fournisseurs.

 

Ce processus contient 3 protocoles d’authentification. Pour rester dans le langage figuratif, je vais utiliser l’analogie de la distribution des lettres :

Le premier protocole (SPF – Sender Policy Framework) est chargé de garantir que votre domaine d’expéditeur réside auprès d’un serveur authentique et que ce serveur est vérifié pour l’envoi. Les données SPF sont une sorte de “document » qui contient le nom du seul « facteur virtuel » autorisé – appelons-le Jacques – qui est chargé de remettre votre courriel au destinataire. De cette façon, le destinataire accepte votre message.

Vos principaux avantages :

  • La délivrabilité globale de vos courriels est accrue.
  • La réputation de votre marque est renforcée.
  • L’usurpation d’identité de domaine et l’obfuscation de courrier électronique sont combattues.

Mais parfois Jacques est malade et doit déléguer la transmission des messages à sa collègue Sandrine. La plupart des destinataires se méfieront de Sandrine parce qu’ils ne la connaissent pas. Vous avez pris des précautions pour ce cas et « scellez » votre message électronique en cours d’envoi en demandant à votre serveur d’expédition d’ajouter une signature numérique (avec une clé publique et une clé privée) à l’en-tête du message. En utilisant le 2e protocole (DKIM – DomainKey Message Identifier), vous assumez ainsi la responsabilité des messages et pouvez garantir que le contenu est authentique et n’a pas été altéré. Toute personne tentant d’altérer le courrier électronique en transit doit briser le sceau pour le faire et est donc inévitablement reconnaissable par le destinataire du courrier.

 

Vos principaux avantages :

  • Vous protégez l’intégrité de vos messages. Le serveur récepteur peut vérifier que le contenu du courriel n’a pas été modifié lors de son envoi.
  • La réputation de votre domaine et la délivrabilité de vos e-mails sont accrues.

 

Toutefois, avec une adresse d’expéditeur vérifiée et un courriel authentifié, vous n’êtes toujours pas entièrement en sécurité. Les hameçonneurs et autres escrocs utilisent également ces protocoles. C’est pourquoi un troisième protocole a été élaboré : DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance), qui combine les deux autres protocoles et constitue le chien de garde de la boîte aux lettres du destinataire. Ce chien connaît les règles de votre entreprise et, grâce à son bon odorat, sait si le facteur (expéditeur) et son courrier (e-mail) sont frauduleux. Il se met à aboyer pour alerter le destinataire du danger imminent de fraude. Ce chien intelligent DMARC peut également être entraîné à laisser passer le facteur en toute sécurité, à mettre votre courrier dans la boîte à SPAM ou à le manger.

 

Comme vous pouvez le constater, le moyen le plus sûr de réussir une communication par courrier électronique est d’utiliser les trois méthodes d’authentification SPF, DKIM et DMARC ainsi que (idéalement) l’utilisation de sous-domaines pour l’envoi d’e-mails marketing et transactionnels.

 

Vous pouvez effectuer un premier test pour voir si votre domaine est vérifié pour l’envoi d’e-mails sur proofpoint.

effectuez un test pour voir si la domaine est sécurisée

Comment empêcher que votre newsletter se retrouve dans les spams ?

La vérification, l’authentification et la politique d’entreprise sont heureusement des éléments qui fonctionnent en arrière-plan. Cependant, ils ne constituent pas le moyen idéal de garantir la livraison à 100% de vos courriels.

Comment pouvez-vous vous assurer activement que vos e-mails ne finissent pas dans le dossier SPAM ?

 

N’utilisez pas trop d’images

Veillez à ce que le rapport entre le texte et les images soit raisonnable. Les images attirent l’attention du lecteur. Un trop grand nombre d’images ou un mail uniquement d’images composites augmentent le risque que votre courriel finisse dans le dossier SPAM. De nombreuses images ne s’affichent pas non plus correctement parce que le destinataire a désactivé la fonction correspondante (par exemple, dans Outlook). Si votre newsletter contient beaucoup d’images, elle risque de ne pas s’afficher correctement. En régle général, un GIF est suffisant.

 

Évitez les mots de spam

Évitez également certains mots dans la ligne d’objet, auxquels les filtres anti-spam aiment répondre. Les filtres anti-spam réagissent particulièrement aux catégories suivantes :

  • « Ne coûte rien » : Gratuit, gagnant, etc.
  • « Économiser » : bonne affaire, réduction, bon, etc.
  • « Acheter » : Vente, commande, cliquez ici, etc.
  • « Soyez rapide » : offre limitée, seulement aujourd’hui, immédiatement, etc.
  • « Complètement sécurisé » : garanti, 100% sécurisé
  • Vous trouverez un aperçu complet de ces mots SPAM sur Mailify.

 

Demander à être ajouté au carnet d’adresses

Enfin, vous devez vous assurer que le destinataire reçoit votre courrier comme prévu.

Lors de l’inscription, demandez à vos destinataires d’ajouter votre adresse d’expéditeur à leur carnet d’adresses. Soit après qu’ils ont saisi leur adresse électronique, dans le cadre du double opt-in ou dans l’e-mail de bienvenue. Cela vous permet de faire partie de la liste des expéditeurs de confiance. Vos bulletins d’information ne finiront pas dans le dossier des spams et les images intégrées seront automatiquement rechargées lorsqu’ils seront ouverts.

 

Utilisez un double opt-in

Assurez-vous que vos abonnés se retrouvent sur votre liste en conformité avec le GDPR. Vous pouvez obtenir le consentement nécessaire par la procédure dite de double opt-in, dans laquelle l’abonné doit confirmer son adresse électronique. De cette façon, vous pouvez protéger votre liste de distribution des robots spammeurs et des utilisateurs qui ne sont pas réellement intéressés par votre contenu. De cette façon, vos bulletins d’information ne seront pas accidentellement marqués comme spam.

 

Disposer d’un lien de désabonnement

Tous vos courriels de marketing doivent contenir des liens de désabonnement fonctionnels et faciles à trouver. Ils contiennent l’adresse postale complète de votre entreprise, ce qui constitue une différence évidente avec les courriers électroniques non sollicités. En outre, ils contiennent une adresse de réponse valide (pas de noreply !) à laquelle vos destinataires peuvent répondre par des questions qui recevront également une réponse.

Afin d’identifier tous ces potentiels d’optimisation, j’ai développé l’audit d’email marketing, comparable à l’inspection générale d’une voiture. Les clients viennent me voir avec leur marketing par courriel et je le place sur la plate-forme de levage. À l’aide d’une liste de contrôle et d’outils, je vérifie le système dans jusqu’à 9 domaines. À la fin, les clients reçoivent une liste de contrôle avec des recommandations d’action classées par ordre de priorité concernant les déficiences et le potentiel d’optimisation. 

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